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title: "Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt für private Vermieter"
description: "Nebenkostenabrechnung selbst erstellen: umlagefähige Kosten, Zeitraum, Umlageschlüssel, Heizkosten, Vorauszahlungen, Mindestangaben und Frist, mit Fundstellen."
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Sie legen auf Ihre Mieter nur die Betriebskosten um, die der Mietvertrag vorsieht und die die Betriebskostenverordnung als Betriebskosten nennt. Verteilt wird nach dem vereinbarten Schlüssel, ohne Vereinbarung nach Wohnfläche; Heizkosten bei einer Zentralheizung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Von jedem Anteil ziehen Sie die Vorauszahlungen ab, und die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein.

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Die Nebenkostenabrechnung (im Gesetz: Abrechnung über die Vorauszahlungen für Betriebskosten) macht ein privater Vermieter meist einmal im Jahr. Dieser Artikel führt in sieben Schritten durch den Ablauf und nennt zu jedem Schritt die Vorschrift, auf die er sich stützt. Was das Gesetz offenlässt, steht ausdrücklich dabei.

## Was Sie bereitlegen

- den Mietvertrag: welche Kosten umgelegt werden und nach welchem Schlüssel
- alle Rechnungen und Bescheide des Abrechnungszeitraums, etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Versicherungen, Hauswart, Strom für Treppenhaus und Außenbeleuchtung
- bei Zentralheizung oder Fernwärme die Brennstoff- oder Wärmerechnung, möglichst mit den Angaben zum CO2-Ausstoß
- die Zählerstände zu Beginn und Ende des Zeitraums, bei Mieterwechsel auch zum Wechsel
- Wohnflächen, Ein- und Auszugsdaten, die vereinbarten Vorauszahlungen

## Schritt 1: Was der Mietvertrag erlaubt

Betriebskosten trägt der Mieter nur, wenn die Vertragsparteien das vereinbart haben (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Sie können vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden; Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 BGB).

Abzurechnen ist „über die Vorauszahlungen“ (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Bei einer Pauschale regelt das Gesetz stattdessen, wie sie bei steigenden oder sinkenden Kosten angepasst wird (§ 560 Abs. 1 bis 3 BGB). Dieser Artikel behandelt den häufigeren Fall der Vorauszahlungen.

## Schritt 2: Welche Kosten umlagefähig sind

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks **laufend** entstehen (§ 556 Abs. 1 Satz 2 BGB, § 1 Abs. 1 BetrKV). Welche das sind, zählt § 2 BetrKV in 17 Nummern auf:

1. laufende öffentliche Lasten, namentlich die Grundsteuer
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung
4. Heizung (zentrale Anlage, Brennstoffversorgung, Wärmelieferung oder Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten)
5. Warmwasser
6. verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
7. Personen- oder Lastenaufzug
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
10. Gartenpflege
11. Beleuchtung
12. Schornsteinreinigung
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
14. Hauswart
15. Gemeinschafts-Antennenanlage, Breitband-Verteilanlage oder gebäudeinterne Glasfaser-Verteilanlage
16. Einrichtungen für die Wäschepflege
17. sonstige Betriebskosten im Sinne von § 1 BetrKV, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind

**Keine Betriebskosten** sind Verwaltungskosten und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also etwa Reparaturen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Arbeiten Sie selbst, etwa bei der Gartenpflege, dürfen Sie diese Arbeit mit dem Betrag ansetzen, den ein Dritter für eine gleichwertige Leistung verlangen könnte, aber ohne dessen Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV).

Zwei Punkte, die sich geändert haben: Die Gebühren für die Kabelweitersendung und das Nutzungsentgelt für eine nicht zum Gebäude gehörende Antennenanlage nennt Nr. 15 nur noch bis zum 30.06.2024. Für Anlagen, die ab dem 01.12.2021 errichtet worden sind, gelten Nr. 15 Buchstabe a und b nicht (§ 2 BetrKV, letzter Satz).

Bei allen Kosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).

## Schritt 3: Der Abrechnungszeitraum

Über die Vorauszahlungen „ist jährlich abzurechnen“ (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Einen bestimmten Beginn schreibt das Gesetz nicht vor. Sofern der Mietvertrag nichts festlegt, kommt das Kalenderjahr ebenso in Frage wie etwa der Zeitraum vom 01.07. bis zum 30.06. Wichtig ist das Ende des Zeitraums, denn von ihm hängt die Frist ab (Schritt 7).

Zieht ein Mieter während des Zeitraums ein oder aus, enthält § 556 BGB dafür keine eigene Rechenregel. Für Heizkosten gibt es eine: Bei einem Nutzerwechsel hat der Eigentümer eine Zwischenablesung vorzunehmen; die verbrauchsabhängigen Kosten werden danach aufgeteilt, die übrigen Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 1 und 2 HeizkV). Abweichende Vereinbarungen bleiben möglich (§ 9b Abs. 4 HeizkV).

## Schritt 4: Der Umlageschlüssel

Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem **Anteil der Wohnfläche** umgelegt. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, etwa Wasser mit Wohnungszählern, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 BGB).

- **Andere Schlüssel** wie Personenzahl oder Zahl der Wohnungen gelten, wenn der Mietvertrag sie vorsieht („haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart“).
- **Vermietete Eigentumswohnung:** Ohne andere Vereinbarung gilt der Maßstab, nach dem die Kosten zwischen den Wohnungseigentümern verteilt werden. Widerspricht er billigem Ermessen, ist nach Wohnfläche umzulegen (§ 556a Abs. 3 BGB).
- **Umstellen auf Verbrauch:** Der Vermieter kann durch Erklärung in Textform bestimmen, dass Kosten künftig nach erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung umgelegt werden. Das ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig (§ 556a Abs. 2 BGB).

## Schritt 5: Heizkosten und CO2-Kosten

Für zentrale Heizungs- und Warmwasseranlagen und für die Wärmelieferung gilt die Heizkostenverordnung (§ 1 Abs. 1 HeizkV). Ihre Vorschriften gehen dem Mietvertrag vor; ausgenommen sind Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkV).

- Die Kosten sind auf der Grundlage der Verbrauchserfassung zu verteilen (§ 6 Abs. 1 Satz 1 HeizkV).
- **Heizung:** mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum (§ 7 Abs. 1 Satz 1 und 5 HeizkV). In bestimmten Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung sind es genau 70 Prozent (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkV).
- **Warmwasser:** ebenso 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 8 Abs. 1 HeizkV).
- **Ohne Verbrauchserfassung:** Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkV). Fehlen die Informationen nach § 6a HeizkV ganz oder teilweise, sind es 3 Prozent (§ 12 Abs. 1 Satz 3 HeizkV).

**CO2-Kosten:** Der Vermieter ermittelt die Kohlendioxidkosten, zieht seinen Anteil ab und verteilt den Rest wie die Heizkosten (§ 7 Abs. 1 CO2KostAufG). Wie hoch der Anteil des Vermieters ist, richtet sich bei Wohngebäuden nach einem Stufenmodell in der Anlage zum Gesetz. In der Heizkostenabrechnung sind der Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen auszuweisen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG); fehlt das, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).

## Schritt 6: Anteil berechnen, Vorauszahlungen abziehen

Für jede Kostenart teilen Sie die Gesamtkosten nach dem Schlüssel auf und berechnen den Anteil jedes Mieters. Von der Summe seiner Anteile ziehen Sie seine Vorauszahlungen ab. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Was eine Abrechnung mindestens enthalten muss, steht nicht im Gesetz, sondern folgt aus der Rechtsprechung. Nach dem Bundesgerichtshof (Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15, Rn. 11) gehören dazu:

- eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
- die Angabe und, soweit erforderlich, die Erläuterung der Verteilerschlüssel,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Nach derselben Entscheidung genügt es, bei jeder Kostenart den Gesamtbetrag anzugeben, den der Vermieter auf die Mieter umlegt; ob die Kosten richtig ermittelt sind, ist eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit. Wer abrechnet, sollte die Rechenschritte trotzdem so darstellen, dass der Mieter sie nachvollziehen kann.

## Schritt 7: Rechtzeitig zustellen

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Fristen-Tabelle, Wochenenden und Folgen der Verspätung stehen im Artikel [Abrechnungsfrist](https://teilo-app.de/ratgeber/abrechnungsfrist).

## Nach der Abrechnung

- **Einwendungen:** Der Mieter hat Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).
- **Belegeinsicht:** Auf Verlangen hat der Vermieter Einsicht in die Belege zu gewähren; er darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
- **Vorauszahlungen anpassen:** Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB).

## Checkliste

1. Mietvertrag: Welche Kosten, welcher Schlüssel, Vorauszahlungen?
2. Nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV, ohne Verwaltung und Reparaturen.
3. Abrechnungszeitraum und sein Ende festhalten.
4. Schlüssel je Kostenart, ohne Vereinbarung Wohnfläche.
5. Heizkosten nach Verbrauch (50 bis 70 Prozent), CO2-Kosten aufteilen und ausweisen.
6. Anteil je Mieter berechnen, Vorauszahlungen abziehen, Rechenweg zeigen.
7. Zugang beim Mieter vor Fristende sicherstellen.

## Mit Teilo

Teilo, die App für die Nebenkostenabrechnung, geht diese Schritte in derselben Reihenfolge durch: Zeitraum, Kosten mit Schlüssel, Heizkosten, Zählerstände, Prüfung, Ergebnis und ein Schreiben je Mieter als PDF. Die App rechnet Mieterwechsel taggenau, nennt die Frist und zeigt im Schreiben zu jeder Position Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil und den Abzug der Vorauszahlungen. Wie die Rechenregeln geprüft wurden, steht auf der Seite [So prüfen wir](https://teilo-app.de/pruefmethode); was die App kann, unter [Funktionen](https://teilo-app.de/#funktionen).

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