Abrechnungsfrist: Bis wann die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein muss
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Für die Abrechnung gilt eine feste Frist, und sie hat Folgen für beide Seiten: für Sie als Vermieter und für Ihre Mieter.
Die Frist
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
Zwei Beispiele:
- Abrechnungszeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025: mitzuteilen bis 31.12.2026
- Abrechnungszeitraum 01.07.2025 bis 30.06.2026: mitzuteilen bis 30.06.2027
Das Gesetz sagt „mitzuteilen“. Planen Sie deshalb den Postweg ein und schicken Sie die Abrechnung so rechtzeitig ab, dass sie vor Ablauf der Frist bei Ihren Mietern ankommt.
Wenn die Frist abgelaufen ist
Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
Ausgeschlossen ist nach dem Wortlaut die Nachforderung, also das, was der Mieter nachzahlen müsste. Wann ein Vermieter eine Verspätung nicht zu vertreten hat, regelt das Gesetz nicht im Einzelnen. Wenn Sie sich darauf berufen wollen, lassen Sie sich beraten.
Zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).
Einwendungen des Mieters
Auch für Mieter gibt es eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Danach kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB).
Auf Verlangen hat der Vermieter dem Mieter Einsicht in die Belege zu gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen. Er darf die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
Andere Vereinbarungen im Mietvertrag
Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters von § 556 Abs. 3 BGB abweicht, ist unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).
So hilft die App
Die App zeigt im ersten Schritt einer Abrechnung das Datum, bis zu dem sie bei Ihren Mietern sein muss, und warnt, wenn die Frist bald endet oder abgelaufen ist. Ist sie abgelaufen und müsste ein Mieter nachzahlen, weist das Schreiben die Nachzahlung aus, macht sie aber nicht geltend. Haben Sie die Verspätung nicht zu vertreten, können Sie das in der App angeben; dann enthält das Schreiben die übliche Zahlungsaufforderung.
Den Wortlaut von § 556 BGB finden Sie auf gesetze-im-internet.de.